Het verzuimbeleid is een belangrijk middel om grip te krijgen op het verzuim binnen het bedrijf. In dit beleid staat beschreven hoe de organisatie omgaat met (langdurig) verzuim. Door duidelijk op papier te hebben staan wat er van de werknemer wordt verwacht, kunnen onduidelijkheden voorkomen worden. Daarnaast is een verzuimbeleid ook een verplicht onderdeel volgens het Arbeidsomstandighedenbesluit (art. 2.9).
Wat staat er in het verzuimbeleid?
Het verzuimbeleid bestaat onder andere uit de volgende onderdelen:
- Het verzuimprotocol: Een verzuimbeleid wordt vaak verward met een verzuimprotocol. Het belangrijkste verschil tussen verzuimbeleid en verzuimprotocol is dat in het verzuimprotocol de stappen staan beschreven van ziekmelding tot betermelding. Het verzuimprotocol is een onderdeel van het verzuimbeleid. Lees verder voor meer informatie over het verzuimprotocol.
- Preventie: Hierin wordt beschreven wat de organisatie doet aan preventieve maatregelen om verzuim te voorkomen. Denk hierbij aan frequent verzuimgesprekken, goede instructies over zit- en werkhouding, eventuele mogelijkheden tot korting op de sportschool, diëtist of fysiotherapie. Voor de werknemer wordt duidelijk wat de organisatie doet aan preventieve zorg voor de werknemer.
- Verzuimbegeleiding: In dit onderdeel wordt beschreven wie welke rol heeft in het verzuimproces. Zo kunt u hier bijvoorbeeld beschrijven dat FROM925 verantwoordelijk is voor het re-integratietraject. Daarnaast beschrijft u hierin de rol van de bedrijfsarts in het verzuimtraject.
Tips voor het opstellen van een verzuimbeleid
1. RI&E als basis
Als organisatie bent u verplicht om een Risico-Inventarisatie & -Evaluatie (RI&E) te laten maken. Dit is een document waarin alle veiligheids- en gezondheidsrisico’s staan beschreven en welke maatregelen u neemt om de risico’s te beperken. Gebruik de RI&E als uitgangspunt voor het maken van een verzuimbeleid. Ook voor het maken van een RI&E bent u bij FROM925 op het juiste adres.
2. Basiscontract en contact bedrijfsarts
Iedere organisatie is verplicht om een contract te hebben met een arbodienst. Wij hebben diverse arbodiensten in ons netwerk die wij kunnen aanraden. Daarnaast heeft uw werknemer recht op het bezoeken van de bedrijfsarts in een open spreekuur. Dat moet u bekend maken aan de werknemer en kan beschreven worden in het verzuimbeleid.
3. Focus op gezonde werknemers
In het verzuimbeleid wordt vaak de focus gelegd op verzuimende werknemers. Naast aandacht voor verzuimende werknemers is het ook belangrijk om de focus te leggen op werknemers die nog wél gezond zijn. Probeer bijvoorbeeld een gezonde leefstijl te stimuleren door bijvoorbeeld een gezonde lunch te verzorgen, wandelen tijdens de pauze te stimuleren en eventueel korting op de sportschool.
4. Zorg voor een duidelijk verzuimprotocol
Het verzuimprotocol wordt er precies beschreven wat er moet gebeuren zodra de werknemer verzuimt. In het verzuimprotocol geeft u antwoord op de volgende vragen:
4.1. Hoe moet uw werknemer zich ziekmelden?
Wij geven als tip mee om expliciet in het verzuimprotocol te beschrijven dat de werknemer zich telefonisch moet ziekmelden. Het is voor veel werknemers gemakkelijk om een WhatsApp berichtje te sturen of een sms’je, maar de barrière wordt groter wanneer een werknemer zich daadwerkelijk moet ziekmelden via de telefoon.
4.2. Bij wie moet de werknemer zich ziekmelden?
Beschrijf in het protocol bij wie de werknemer zich moet ziekmelden en wat de werknemer moet doen als die persoon de telefoon niet opneemt. Zorg ervoor dat dit iemand is die ervoor zorgt dat werk dat blijft liggen wordt overgenomen door iemand anders en dat deze persoon de ziekmelding doorgeeft bij de desbetreffende arbodienst of HR. Hou er namelijk rekening mee dat de werknemer binnen 24u bij de arbodienst en/of verzuimverzekering gemeld moet worden.
4.3. Wat moeten werknemers doorgeven bij een verzuimmelding?
Stel vragen aan de werknemer tijdens de verzuimmelding. Er zijn veel vragen die niet gesteld mogen worden zoals de aard van het verzuim en andere medische gegevens. Als werkgever mag u wel vragen naar:
- De vermoedelijke duur van het verzuim;
- Of er acties nodig zijn ten aanzien van over te nemen lopende afspraken en werkzaamheden;
- Of er werkzaamheden zijn die nog wel uitgevoerd kunnen worden, rekening houdend met de beperkingen;
- Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (zwangerschap, orgaandonatie, arbeidshandicap), maar niet onder welk vangnet;
- Of er een derde schuld heeft aan het verzuim (bijv. verkeersongeval, wellicht kan de schade door de werkgever worden verhaald);
- Of de werknemer op hetzelfde adres verblijft of ergens anders.
4. Hoe ziet de procedure eruit na de ziekmelding?
Beschrijf in het verzuimprotocol de stappen volgens de Wet Verbetering Poortwachter en welke rol de werknemer, werkgever, bedrijfsarts en eventuele casemanager heeft gedurende het verzuimtraject.
Heeft u vragen over het schrijven van een goed verzuimbeleid en/of verzuimprotocol? FROM925 kan u helpen met het schrijven en implementeren van een verzuimbeleid. Neem gerust contact met ons op!
