Om grip te krijgen op het verzuim binnen de organisatie, is het van belang dat je belangrijke gegevens bijhoudt, zoals de duur en de frequentie van het verzuim. Pas wanneer het verzuim consequent wordt bijgehouden kan je verzuim trends signaleren en actie ondernemen. Nadat er gegevens zijn verzameld over het verzuim binnen de organisatie kan de analyse plaatsvinden.

Het verzuimkwadrant kan gebruikt worden om verbanden te leggen tussen de duur van het verzuim en de frequentie van het verzuim. Op de x-as van het kwadrant staat de meldingsfrequentie en op de y-as wordt de duur van het verzuim weergegeven. Met behulp van de verzuimgegevens en het verzuimkwadrant kan het verzuim van bepaalde teams bijvoorbeeld worden afgezet tegen het verzuim binnen de gehele organisatie.

De vier kwadranten

• Kwadrant 1 Laag Percentage & Lage Frequentie: Werknemer meldt zich bijna nooit ziek en wanneer werknemer ziek is, is dat nooit voor een langdurige periode.
• Kwadrant 2 Hoog Percentage & Lage Frequentie: Werknemer meldt zich bijna nooit ziek en wanneer werknemer verzuimt dan is dat voor een langdurige periode.
• Kwadrant 3 Hoge Frequentie & Laag Percentage: Werknemer meldt zich vaak ziek en is voor een relatief korte periode afwezig.
• Kwadrant 4 Hoge Frequentie & Hoog Percentage: Werknemer meldt zich vaak ziek en is dan voor een langdurige periode afwezig.

Is er sprake van kwadrant één binnen jouw organisatie? Dan ben je op de goede weg. Dat betekent wellicht dat er geen verzuim problematiek speelt binnen de organisatie. Diverse oorzaken zijn mogelijk hier van toepassing: je besteedt veel tijd en aandacht aan het thema vitaliteit en duurzaam inzetbaarheid, er is een goede dialoog tussen jou en de werknemer, werknemers weten wat er van hen verwacht wordt bij verzuim en kunnen bij jou terecht wanneer verzuim een rol dreigt te spelen (werk-privé balans).

Over het algemeen zien we dat de oudere populatie zich vaker bevinden in kwadrant twee. Zij melden zich minder vaak ziek, maar wanneer zij verzuimen is dat voor een relatief langdurige periode. Een oorzaak kan zijn dat het werk fysiek of psychisch te belastend is. Ook kan er sprake zijn van zwak contact tussen collega’s onderling. We zien dan ook vaak dat er een inadequaat re-integratietraject wordt gestart waardoor werknemers nog langer verzuimen dan zou hoeven door het risicomijdende gedrag dat zij vertonen. Wij geven daarom graag als advies om zo snel mogelijk in gesprek te gaan met de werknemer, en focussen op wat de werknemer nog wél kan doen in plaats van niet (meer).

Onder kwadrant drie vallen de frequent verzuimers. In onze blog over frequent verzuim geven we tips mee om frequent verzuim te verminderen binnen de organisatie. Deze groep werknemers hebben weinig verbinding met het werk, ervaren weinig uitdaging en plezier in het werk en hebben het gevoel alsof ze makkelijk gemist kunnen worden. Door de organisatie wordt er vaak te weinig gestuurd op verzuimbegeleiding bij frequent verzuimers, terwijl dit soort verzuim deels beïnvloedbaar is. Wanneer de werknemer meer dan drie keer in een jaar verzuimt of meer dan twee keer in een half jaar, adviseren wij om een preventiegesprek met de werknemer te voeren. De focus van dit gesprek ligt op het vinden van mogelijkheden om frequent verzuim in de toekomst te beperken. Het kan zijn dat de werknemer zich niet bewust is van zijn/haar verzuimpatroon, maar het kan ook zijn dat de werknemer moeilijkheden ervaart op werk- of privégebied, waarbij ondersteuning van de werkgever gewenst is.

Wanneer het verzuim binnen de organisatie zich voornamelijk afspeelt in het vierde kwadrant is het verzuim problematisch. Het lijkt er dan op dat verzuim geen plek heeft binnen de organisatie, terwijl het een belangrijk thema is om regelmatig bespreekbaar te maken. Heeft u veel werknemers die vaak en langdurig verzuimen? Neem dan zo spoedig mogelijk contact met ons op. Wij kunnen jou en de werknemer niet alleen helpen wanneer er sprake is van langdurig verzuim, maar wij bieden tevens advies om het algehele verzuim terug te dringen. Voorkomen is immers beter dan genezen!